El formulario que contratas se puede utilizar tantas veces como quieras, incluso de manera simultánea desde varios dispositivos. 

Cuando un formulario es firmado, automáticamente se envía al correo que tú designes e incluso se puede mandar a más de uno. 

Al mismo tiempo llega una copia para el cliente. 

El correo que elijas para recibir no tiene por qué ser el mismo que el que utilices para mandar la copia al cliente. 

Se podría configurar así, por ejemplo: 

Correo de recepción: protecciondatos@empresa.es

Correo que manda copia al cliente: info@empresa.es 

De esta forma, si el cliente quiere contestar lo hace al correo “normal” de comunicaciones con clientes, mientras que el otro se utiliza únicamente para almacenar las respuestas. 

Si tenemos más de una delegación en la empresa, no hay ningún problema técnico en que todas utilicen el mismo formulario, pero teniendo en cuenta que todas las respuestas llegarán al mismo correo. 

Si el personal de cada delegación debe revisar que los formularios estén correctamente cumplimentados, tendría que tener acceso a las respuestas de todos los clientes, incluyendo los de otras delegaciones. 

Esto puede suponer una debilidad de cara al cumplimiento de la protección de datos, por dar demasiado acceso a los datos a cada empleado.

La forma más lógica de solucionar este problema sería la siguiente:

Haciendo un formulario por delegación se puede configurar para que las respuestas lleguen automáticamente tanto a la sede como a un correo de la sede central. Así el empleado de cada delegación sólo puede acceder a los datos de su cliente, mientras que la sede central puede verificar todas las respuestas, identificando desde qué delegación se ha recogido cada una.